At Artel Agency (hereinafter "Artel," "Company," "us," or "we"), we respect and protect the privacy of visitors to our website, users interacting with our Site, and our clients who use our AI consulting, chatbot automation, and related technology services (collectively, the "Service").

This Privacy Policy ("Policy") explains how we collect, use, disclose, and safeguard your information as part of the Service. By accessing and using our Service, you indicate that you have read, understood, accept, and consent to the terms of this Policy. If you do not agree with this Policy, you should immediately discontinue access and use of our Service.

Artel Agency is incorporated in the Province of Quebec, Canada, and complies with Quebec's Act respecting the protection of personal information in the private sector (commonly referred to as "Law 25"), the Personal Information Protection and Electronic Documents Act ("PIPEDA"), and applicable data protection laws.

Privacy Officer

In accordance with Quebec Law 25, Artel has designated a Privacy Officer responsible for overseeing compliance with applicable privacy legislation, and for all privacy-related inquiries, requests, or complaints.

Privacy Officer: Berley Bruny, Managing Director
Email: privacy@artelagency.com
Address: Montreal, Quebec, Canada

Personal Information We Collect

"Personal Information" means information that identifies or could be used to identify an individual directly or indirectly. We may collect the following categories of Personal Information:

a. Information from our clients

• Name, email address, phone number, and business contact details
• Billing and payment information (processed through third-party payment processors; we do not store credit card data)
• Business information relevant to providing our services (company name, industry, operational data)

b. Information from end users of our chatbots

• Chat conversation data (messages, queries, and responses exchanged with AI-powered chatbots we build and manage on behalf of our clients)
• Contact information voluntarily provided (name, email address, invoice/order tracking numbers)
• Any Personal Information voluntarily provided by end users during a chatbot conversation (e.g., name, email, order details)

c. Information collected through our website

• Usage data and analytics (pages visited, time on site, referral source)
• Cookies and similar tracking technologies (see Cookies and Tracking Technologies)
• Information submitted through contact forms, newsletter sign-ups, or discovery call bookings

How We Use Personal Information

We use the Personal Information we collect for the following purposes:

• To provide, operate, and improve our chatbot and AI automation services
• To communicate with clients about their accounts, projects, and service updates
• To process payments and manage billing
• To monitor and improve the performance of AI chatbots we build for our clients (using anonymized and aggregated data only, unless explicit consent is provided)
• To respond to inquiries and provide customer support
• To send marketing communications (only with your explicit consent; you may opt out at any time)
• To comply with legal obligations and enforce our terms of service
• To analyze website usage and improve the functionality and content of our Site

AI Disclosure and Transparency

Artel builds and deploys AI-powered chatbots on behalf of its clients. In accordance with Quebec Law 25, we disclose the following:

• Our chatbots use artificial intelligence and natural language processing to generate automated responses to end user inquiries. Conversations may be processed by third-party AI platforms (see Data Sharing and Disclosure).
• End users interacting with chatbots built by Artel are interacting with AI technology, not a human agent, unless explicitly stated otherwise within the chatbot interface.
• Chatbot conversations may be recorded and stored for the purposes of service delivery, quality assurance, and performance improvement.
• If an automated decision made through our chatbot technology has a significant impact on an individual, that individual has the right to be informed of the reasons behind the decision and the right to contest the outcome by contacting the applicable client or Artel directly.

Data Sharing and Disclosure

To deliver our services, we use the following third-party service providers who may process Personal Information on our behalf:

• Voiceflow, Inc. — AI chatbot development and deployment platform. Voiceflow processes chatbot conversation data. Voiceflow is based in Canada and adheres to GDPR and applicable data protection standards.
• Webflow, Inc. — Website hosting and content management. Webflow may collect usage data and cookies through our Site.
• Stripe / Payment Processors — Payment processing for client billing. We do not store credit card information; all payment data is handled directly by the payment processor.

Analytics Providers

We may use analytics tools to understand how visitors use our Site. This data is aggregated and anonymized where possible.

We require all third-party service providers to process Personal Information in compliance with contractual restrictions, this Policy, and applicable privacy laws. No third-party service provider is permitted to use Personal Information for its own marketing purposes.

A complete and up-to-date list of sub-processors is available upon request by contacting our Privacy Officer.

Data Retention

• Client account data: Retained for the duration of the client relationship and for a period of three (3) years thereafter for legal and accounting purposes.
• Chatbot conversation data: Retained for the duration specified in each client agreement. Default retention period is twelve (12) months unless otherwise agreed.
• Website analytics data: Retained in anonymized form; identifiable data is deleted within twelve (12) months of collection.
• Marketing data: Retained until you withdraw consent or unsubscribe.

When Personal Information is no longer required, we destroy it securely or anonymize it so that it can no longer be used to identify an individual.

Individual Rights

Under Quebec Law 25 and applicable Canadian privacy legislation, you have the following rights with respect to your Personal Information:

• Right of Access: You may request access to the Personal Information we hold about you.
• Right to Rectification: You may request that we correct any inaccurate or incomplete Personal Information.
• Right to Deletion: You may request that we delete your Personal Information, subject to legal retention requirements.
• Right to Data Portability: You may request that we provide your Personal Information in a structured, commonly used, and machine-readable format.
• Right to De-Indexation: You may request that we cease disseminating your Personal Information or that any hyperlink attached to your name providing access to such information be de-indexed.
• Right to Object to Automated Decision-Making: You may request information about and contest decisions made solely through automated processing that significantly affect you.
• Right to Withdraw Consent: Where we rely on your consent to process your Personal Information, you may withdraw your consent at any time.

To exercise any of these rights, please contact our Privacy Officer at privacy@artelagency.com. We will respond to your request within thirty (30) days.

Cookies and Tracking Technologies

Our Site may use cookies and similar tracking technologies. In accordance with Quebec Law 25, we obtain your explicit opt-in consent before deploying any non-essential cookies or tracking technologies.

• Essential cookies: Required for the basic functioning of the Site. These do not require consent.
• Analytics cookies: Used to understand how visitors interact with our Site. Deployed only with your explicit consent.
• Marketing cookies: Used for advertising and remarketing purposes. Deployed only with your explicit consent.

You may manage your cookie preferences at any time through the cookie consent banner on our Site or by adjusting your browser settings.

Data Security

Artel is committed to protecting your Personal Information. We implement commercially reasonable technical, physical, and administrative security measures, including encryption of data in transit (SSL/TLS), access controls, and regular security reviews.

However, no method of transmission over the Internet or electronic storage is completely secure. While we strive to protect your Personal Information, we cannot guarantee its absolute security.

Breach Notification

In the event of a confidentiality incident involving Personal Information that presents a risk of serious injury to affected individuals, Artel will:

• Notify the Commission d'accès à l'information du Québec (CAI) as soon as possible after the incident
• Notify affected individuals as soon as possible, describing the nature of the incident, the Personal Information involved, and the measures taken to reduce the risk of harm
• Maintain a register of all confidentiality incidents, which will be made available to the CAI upon request

Children's Privacy

Our services are not directed at individuals under the age of fourteen (14). We do not knowingly collect Personal Information from children under 14. In accordance with Quebec Law 25, any collection of Personal Information from a minor under 14 requires parental or tutor consent.

If we become aware that we have collected Personal Information from a child under 14 without appropriate consent, we will take steps to delete that information promptly. If you believe a child has provided us with Personal Information, please contact our Privacy Officer.

Third-Party Websites

Our Site and chatbot interfaces may contain links to third-party websites or services. This Policy applies only to information collected by Artel. We are not responsible for the privacy practices of third-party websites. We encourage you to review the privacy policies of any third-party sites you visit.

Client Warranties

Our clients represent and warrant that they have provided all necessary notices and disclosures, obtained all applicable consents and permissions, and have all authority required under applicable laws to enable Artel to provide its services, including with respect to the collection, storage, use, disclosure, and processing of Personal Information of their end users.

Business Transfers

In the event of a merger, acquisition, reorganization, bankruptcy, or sale of all or a portion of Artel's assets, Personal Information may be transferred as part of the transaction. We will notify affected individuals of any such transfer and ensure that the receiving party is bound by the terms of this Policy or an equivalent level of protection.

Complaints

If you have a complaint about how we handle your Personal Information, please contact our Privacy Officer at privacy@artelagency.com. We will investigate your complaint and respond within thirty (30) days.

If you are not satisfied with our response, you have the right to file a complaint with the Commission d'accès à l'information du Québec (CAI):

Website: www.cai.gouv.qc.ca
Phone: 1-888-528-7741

Changes to This Policy

We may update this Policy from time to time to reflect changes in our practices, services, or applicable laws. If we make material changes, we will notify you by posting a prominent notice on our Site or by email prior to the change becoming effective.

We encourage you to review this Policy periodically. Your continued use of the Service after any changes constitutes your acceptance of the updated Policy.

Contact Us

If you have any questions about this Privacy Policy or our privacy practices, please contact us:

Artel Agency
Attention: Privacy Officer
Email: privacy@artelagency.com
Location: Montreal, Quebec, Canada

Chez Artel Agency (ci-après « Artel », « la Société », « nous » ou « notre »), nous respectons et protégeons la vie privée des visiteurs de notre site Web, des utilisateurs qui interagissent avec notre Site et de nos clients qui utilisent nos services de conseil en IA, d'automatisation par agents conversationnels et les services technologiques connexes (collectivement, le « Service »).

La présente politique de confidentialité (la « Politique ») explique comment nous recueillons, utilisons, communiquons et protégeons vos renseignements dans le cadre du Service. En accédant à notre Service et en l'utilisant, vous indiquez que vous avez lu et compris la présente Politique, que vous en acceptez les conditions et que vous y consentez. Si vous n'êtes pas d'accord avec la présente Politique, vous devez immédiatement cesser d'accéder au Service et de l'utiliser.

Artel Agency est constituée en société dans la province de Québec, au Canada, et se conforme à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (communément appelée la « Loi 25 »), à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (« LPRPDE ») ainsi qu'aux lois applicables en matière de protection des données.

Responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément à la Loi 25 du Québec, Artel a désigné un responsable de la protection des renseignements personnels chargé de veiller au respect de la législation applicable en matière de vie privée et de traiter toute demande, requête ou plainte liée à la protection des renseignements personnels.

Responsable : Berley Bruny, directeur général
Courriel : privacy@artelagency.com
Adresse : Montréal (Québec), Canada

Renseignements personnels que nous recueillons

Par « renseignement personnel », on entend tout renseignement qui permet d'identifier, directement ou indirectement, une personne physique. Nous pouvons recueillir les catégories de renseignements personnels suivantes :

a. Renseignements provenant de nos clients

• Nom, adresse courriel, numéro de téléphone et coordonnées professionnelles
• Renseignements de facturation et de paiement (traités par des processeurs de paiement tiers; nous ne conservons aucune donnée de carte de crédit)
• Renseignements d'affaires pertinents à la prestation de nos services (nom de l'entreprise, secteur d'activité, données opérationnelles)

b. Renseignements provenant des utilisateurs finaux de nos agents conversationnels

• Données de conversation (messages, requêtes et réponses échangés avec les agents conversationnels propulsés par l'IA que nous concevons et gérons pour le compte de nos clients)
• Coordonnées fournies volontairement (nom, adresse courriel, numéros de facture ou de suivi de commande)
• Tout renseignement personnel fourni volontairement par les utilisateurs finaux au cours d'une conversation (p. ex. nom, courriel, détails de commande)

c. Renseignements recueillis par l'intermédiaire de notre site Web

• Données d'utilisation et d'analyse (pages visitées, temps passé sur le site, source de référence)
• Témoins (cookies) et technologies de suivi similaires (voir la section « Témoins et technologies de suivi »)
• Renseignements soumis au moyen de formulaires de contact, d'inscriptions à l'infolettre ou de réservations d'appels découverte

Utilisation des renseignements personnels

Nous utilisons les renseignements personnels recueillis aux fins suivantes :

• Fournir, exploiter et améliorer nos services d'agents conversationnels et d'automatisation par IA
• Communiquer avec les clients au sujet de leur compte, de leurs projets et des mises à jour de service
• Traiter les paiements et gérer la facturation
• Surveiller et améliorer la performance des agents conversationnels que nous concevons pour nos clients (à l'aide de données anonymisées et agrégées uniquement, sauf consentement explicite)
• Répondre aux demandes et offrir du soutien à la clientèle
• Envoyer des communications marketing (uniquement avec votre consentement explicite; vous pouvez vous désabonner en tout temps)
• Respecter nos obligations légales et faire appliquer nos conditions d'utilisation
• Analyser l'utilisation du site Web et améliorer les fonctionnalités et le contenu de notre Site

Divulgation et transparence en matière d'IA

Artel conçoit et déploie des agents conversationnels propulsés par l'IA pour le compte de ses clients. Conformément à la Loi 25 du Québec, nous divulguons ce qui suit :

• Nos agents conversationnels utilisent l'intelligence artificielle et le traitement du langage naturel pour générer des réponses automatisées aux demandes des utilisateurs finaux. Les conversations peuvent être traitées par des plateformes d'IA tierces (voir la section « Partage et communication des données »).
• Les utilisateurs finaux qui interagissent avec les agents conversationnels conçus par Artel interagissent avec une technologie d'IA, et non avec un agent humain, sauf indication contraire explicite dans l'interface.
• Les conversations peuvent être enregistrées et conservées aux fins de la prestation du service, de l'assurance qualité et de l'amélioration de la performance.
• Si une décision automatisée prise au moyen de notre technologie a une incidence importante sur une personne, celle-ci a le droit d'être informée des motifs de la décision et de la contester en communiquant directement avec le client concerné ou avec Artel.

Partage et communication des données

Pour fournir nos services, nous faisons appel aux fournisseurs tiers suivants, qui peuvent traiter des renseignements personnels pour notre compte :

• Voiceflow, Inc. — Plateforme de développement et de déploiement d'agents conversationnels. Voiceflow traite les données de conversation. Voiceflow est établie au Canada et respecte le RGPD ainsi que les normes applicables en matière de protection des données.
• Webflow, Inc. — Hébergement Web et gestion de contenu. Webflow peut recueillir des données d'utilisation et des témoins par l'intermédiaire de notre Site.
• Stripe / processeurs de paiement — Traitement des paiements pour la facturation des clients. Nous ne conservons aucun renseignement de carte de crédit; toutes les données de paiement sont traitées directement par le processeur de paiement.

Fournisseurs d'analyse

Nous pouvons utiliser des outils d'analyse pour comprendre comment les visiteurs utilisent notre Site. Ces données sont agrégées et anonymisées dans la mesure du possible.

Nous exigeons de tous les fournisseurs tiers qu'ils traitent les renseignements personnels dans le respect des restrictions contractuelles, de la présente Politique et des lois applicables en matière de vie privée. Aucun fournisseur tiers n'est autorisé à utiliser les renseignements personnels à ses propres fins de marketing.

Une liste complète et à jour des sous-traitants est disponible sur demande auprès de notre responsable de la protection des renseignements personnels.

Conservation des données

• Données de compte client : conservées pendant la durée de la relation client et pour une période de trois (3) ans par la suite, à des fins juridiques et comptables.
• Données de conversation : conservées pendant la durée précisée dans chaque entente client. La période de conservation par défaut est de douze (12) mois, sauf entente contraire.
• Données d'analyse du site Web : conservées sous forme anonymisée; les données identifiables sont supprimées dans les douze (12) mois suivant leur collecte.
• Données marketing : conservées jusqu'à ce que vous retiriez votre consentement ou vous désabonniez.

Lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires, nous les détruisons de façon sécuritaire ou les anonymisons afin qu'ils ne puissent plus servir à identifier une personne.

Droits des personnes concernées

En vertu de la Loi 25 du Québec et de la législation canadienne applicable en matière de vie privée, vous disposez des droits suivants à l'égard de vos renseignements personnels :

• Droit d'accès : vous pouvez demander l'accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet.
• Droit de rectification : vous pouvez demander la correction de tout renseignement personnel inexact ou incomplet.
• Droit à la suppression : vous pouvez demander la suppression de vos renseignements personnels, sous réserve des exigences légales de conservation.
• Droit à la portabilité des données : vous pouvez demander que vos renseignements personnels vous soient communiqués dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.
• Droit à la désindexation : vous pouvez demander que nous cessions de diffuser vos renseignements personnels ou que tout hyperlien associé à votre nom donnant accès à ces renseignements soit désindexé.
• Droit de vous opposer à la décision automatisée : vous pouvez demander des renseignements sur les décisions prises uniquement par traitement automatisé qui vous touchent de façon importante, et les contester.
• Droit de retirer votre consentement : lorsque nous nous appuyons sur votre consentement pour traiter vos renseignements personnels, vous pouvez le retirer en tout temps.

Pour exercer l'un de ces droits, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels à privacy@artelagency.com. Nous répondrons à votre demande dans un délai de trente (30) jours.

Témoins et technologies de suivi

Notre Site peut utiliser des témoins et des technologies de suivi similaires. Conformément à la Loi 25 du Québec, nous obtenons votre consentement explicite avant de déployer tout témoin ou toute technologie de suivi non essentiels.

• Témoins essentiels : nécessaires au fonctionnement de base du Site. Ils ne requièrent pas de consentement.
• Témoins d'analyse : utilisés pour comprendre comment les visiteurs interagissent avec notre Site. Déployés uniquement avec votre consentement explicite.
• Témoins marketing : utilisés à des fins de publicité et de reciblage. Déployés uniquement avec votre consentement explicite.

Vous pouvez gérer vos préférences en tout temps au moyen de la bannière de consentement de notre Site ou en ajustant les paramètres de votre navigateur.

Sécurité des données

Artel s'engage à protéger vos renseignements personnels. Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité techniques, physiques et administratives commercialement raisonnables, notamment le chiffrement des données en transit (SSL/TLS), des contrôles d'accès et des examens de sécurité réguliers.

Toutefois, aucune méthode de transmission sur Internet ou de stockage électronique n'est entièrement sécuritaire. Bien que nous nous efforcions de protéger vos renseignements personnels, nous ne pouvons en garantir la sécurité absolue.

Notification d'incident de confidentialité

En cas d'incident de confidentialité mettant en cause des renseignements personnels et présentant un risque de préjudice sérieux pour les personnes concernées, Artel :

• avisera la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI) avec diligence après l'incident;
• avisera les personnes concernées avec diligence, en décrivant la nature de l'incident, les renseignements personnels visés et les mesures prises pour réduire le risque de préjudice;
• tiendra un registre de tous les incidents de confidentialité, qui sera mis à la disposition de la CAI sur demande.

Protection des renseignements des mineurs

Nos services ne s'adressent pas aux personnes de moins de quatorze (14) ans. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels auprès d'enfants de moins de 14 ans. Conformément à la Loi 25 du Québec, toute collecte de renseignements personnels auprès d'un mineur de moins de 14 ans requiert le consentement du parent ou du tuteur.

Si nous apprenons que nous avons recueilli des renseignements personnels auprès d'un enfant de moins de 14 ans sans le consentement approprié, nous prendrons des mesures pour les supprimer rapidement. Si vous croyez qu'un enfant nous a fourni des renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels.

Sites Web tiers

Notre Site et les interfaces de nos agents conversationnels peuvent contenir des liens vers des sites Web ou services tiers. La présente Politique ne s'applique qu'aux renseignements recueillis par Artel. Nous ne sommes pas responsables des pratiques de confidentialité des sites tiers. Nous vous encourageons à consulter la politique de confidentialité de tout site tiers que vous visitez.

Garanties des clients

Nos clients déclarent et garantissent qu'ils ont fourni tous les avis et divulgations nécessaires, obtenu tous les consentements et autorisations applicables et qu'ils détiennent tous les pouvoirs requis en vertu des lois applicables pour permettre à Artel de fournir ses services, y compris en ce qui concerne la collecte, le stockage, l'utilisation, la communication et le traitement des renseignements personnels de leurs utilisateurs finaux.

Transfert d'entreprise

En cas de fusion, d'acquisition, de réorganisation, de faillite ou de vente de la totalité ou d'une partie des actifs d'Artel, les renseignements personnels peuvent être transférés dans le cadre de l'opération. Nous aviserons les personnes concernées d'un tel transfert et veillerons à ce que la partie réceptrice soit liée par les conditions de la présente Politique ou par un niveau de protection équivalent.

Plaintes

Si vous avez une plainte concernant la façon dont nous traitons vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels à privacy@artelagency.com. Nous examinerons votre plainte et y répondrons dans un délai de trente (30) jours.

Si vous n'êtes pas satisfait de notre réponse, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI) :

Site Web : www.cai.gouv.qc.ca
Téléphone : 1-888-528-7741

Modifications de la présente Politique

Nous pouvons mettre à jour la présente Politique de temps à autre afin de refléter des changements dans nos pratiques, nos services ou les lois applicables. Si nous apportons des modifications importantes, nous vous en aviserons en publiant un avis bien visible sur notre Site ou par courriel avant l'entrée en vigueur du changement.

Nous vous encourageons à consulter la présente Politique périodiquement. Votre utilisation continue du Service après toute modification constitue votre acceptation de la Politique mise à jour.

Nous joindre

Pour toute question concernant la présente politique de confidentialité ou nos pratiques en matière de vie privée, veuillez nous joindre :

Artel Agency
À l'attention du : responsable de la protection des renseignements personnels
Courriel : privacy@artelagency.com
Lieu : Montréal (Québec), Canada